KASVUA KUUNTEMALLA JA PITOVOIMAA PUHUMALLA
HR managerista yrityksen kasvumagneetti
IT-alan HR managerit kysyivät ja me vastasimme.
Keskusteluissa IT-alan HR managerien kanssa on tullut esiin monenlaisia haastavia tilanteita, joihin on toivottu lisää työkaluja. Tilanteet liittyvät lähes aina ihmisten välisiin kohtaamisiin ja siksi tässä artikkelissa vastaamme nyt kolmeen kysymykseen dialogisuus edellä.
1 Miten löytää oikea rooli ihmiselle, joka on meistä kiinnostunut ja miten hänelle jää sellainen olo, että hän on saanut jotain irti kohtaamisesta kanssamme?
Oikean roolin löytäminen ja kohtaamisen vaikuttavuus ovat molemmat asioita, jotka tapahtuvat ihmisten välillä kun he kohtaavat toisensa. Tilanteet edellyttävät kuuntelemisen ja läsnäolon taitoa, ihmisen ajattelua stimuloivia kysymyksiä ja kokemuksen ainutlaatuisuudesta. Vaikuttava kohtaaminen jää mieleen ja sitä haluaa kokea lisää – siis tulla osaksi sellaista kulttuuria, jossa kokee tulevansa kuulluksi. Sellaista kulttuuria voidaan kutsua myös dialogiseksi yrityskulttuuriksi.
Näin onnistut luomaan dialogisen kohtaamisen:
KUUNTELE = kiinnostu, kysy lisää, ole kohteliaasti utelias
OLE LÄSNÄ: älä kiirehdi, tunnista dynamiikka, rytmi ja kieli, osoita olevasi kuulolla reagoimalla/ vastaamalla
STIMULOIVAT KYSYMYKSET: kysy avoimia kysymyksiä, jotka liittyvät siihen, mitä toinen on sanonut (kytkeydy sanoihin, älä omiin tulkintoihin) eli kytkeydy toisen puheeseen, tunnetilaan ja optiona voit tuoda omakohtaisia kokemuksia mukaan keskusteluun
AVOIMET KYSYMYKSET: M-kysymykset (mitä, miten, minkälainen, millä tavalla jne. )
AINUTLAATUISUUS JA AITOUS: sanoita ääneen, mitä tapaaminen merkitsee sinulle ja yritykselle, älä satuile vaan puhu rehellisesti.
Tartu aktiivisesti potentiaalisen työntekijän kiinnostukseen. Auta häntä huomaamaan, miksi juuri tämä työpaikka olisi se oikea. Tietotyön ja erityisesti IT-alan yrityksissä osaajista on kova kilpailu ja HR managerina olet usein ensimmäinen kontakti potentiaaliseen työntekijään. Jos ja kun olet itse mukana rekrytointiprosessissa, on silloin mahdollista hyödyntää ensikohtaamisen aikana käytyjen keskustelujen sisältöä. Sinun kannattaa tehdä kotiläksyt hyvin eli reflektoida kirjallisesti tapaamisessa käytyä keskustelua.
Reflektointi ei ole pelkkää muistiinpanojen tekemistä vaan se on keskusteluissa kuulemasi ja oman sisäisen puheesi välistä keskustelua eli sisäistä dialogia:
- kirjaa ylös mitä henkilö sanoi, ei sitä mitä tulkitsit hänen tarkoittavan – voit laittaa muistiin sanoja/ lauseita juuri niin kuin ne sanottiin
- käy itsesi kanssa dialogia siitä, mitä ajatuksia syntyi keskustelussa ja mistä haluaisit kuulla lisää
- voit pohtia missä kaikessa potentiaalinen työntekijä voisi olla teille avuksi/ missä kaikessa te voisitte tarjota hänelle mahdollisuuden toteuttaa itseään ja oppia uutta pitäen mielessä sen, mitä hän itse toi esiin puheessaan
Todella sanottuun ja jopa yksittäisiin sanoihin kykeytyminen osoittaa omistautumista ja kiinnostusta. Oikean roolin löytäminen tapahtuu dialogisen kuuntelemisen ja keskustelun kautta, yhdessä molempien osapuolien tarpeet ja toiveet auki puhuen.
2 Miten toimia latautuneissa tilanteissa ja auttaa ihmisiä selvittämään ristiriitoja?
Työyhteisöissä tulee aina eteen konflikteja, ristiriitoja ja latautuneita tunnepitoisia tilanteita. Kun ihmiset suhtautuvat työhönsä intohimoisesti ja omaavat vahvat näkemykset, ajaudutaan helposti vastakkainasetteluun. HR managerina sinulla on mahdollisuus toimia sovittelijana niin, että jokainen osapuoli voi kävellä ulos tilanteesta voittajana.
- Kuuntele jokaisen osapuolen näkemykset tasavertaisesti provosoitumatta
- Älä voivottele
- Tunnista oma rooli neutraalina osapuolena – älä siis ole kummankaan puolella vaikka esim. tykkäät toisesta enemmän tai toinen olisi mielestäsi oikeassa
- Esitä tarkentavia kysymyksiä ja validoi kummankin osapuolen näkemyksiä – kysymällä annat samalla tilaa toiselle ajatella ja kuunnella
- Älä yritä ratkaista tai tietää paremmin – esitä oma näkemys näkemyksenä, ei totuutena – esim. ” En ole varma voisiko mennä näin, mutta mitäs te siitä nyt ajattelette? ”
Lähde purkamaan tilannetta kytkeytyen siihen, mitä juuri kyseisessä tilanteessa puhutaan – ei siihen, miten tilanteeseen ollaan päädytty. Kuuntele ennakkoluulottomasti ja sensitiivisesti. Ratkaisua ei tarvitse löytää heti vaan tärkeämpää on saada osapuolille kokemus kuulluksi tulemisesta – erityisesti kun he eivät kykene kuuntelemaan toisiaan. Kun osapuolet ovat saaneet sanoa haluamansa, voit sanoittaa kuulemasi ääneen ja pyytää osapuolia kommentoimaan sitä, mitä sanoit. Usein tässä vaiheessa pahin tunnekuohu on laantunut ja osapuolet saattavat jopa huomata, etteivät ole sittenkään niin kaukana toisistaan.
Ihmiset ovat lähtökohtaisesti fiksuja ja ymmärtävät itse käyttäytyvänsä huonosti ja loukkaantuneensa tai vihastuneensa ylimitoitetusti. Usein pitää antaa tilaisuus ymmärtää oma käytöksensä itse ja olla arvostelematta ketään ristiriitatilanteen aikana tai välittömästi sen jälkeen. Jos ihmisellä ei ole kyvykkyyttä tarkastella omaa toimintaansa kriittisesti tai hän ei muuten ymmärrä toimivansa epäasiallisesti, niin sitten asiasta voi antaa korjaavaa palautetta. Tästä myöhemmin lisää toisessa artikkelissa.
3 Miten viestiä muutoksista?
Kasvuyrityksessä todellisuus on jatkuvaa kehittämistä ja sitä kautta jatkuvaa muutosta. Muutoksista viestiminen on sinulle HR managerina ehkä arkipäiväistä, mutta sen merkitys on huomattava ihmisten hyvinvoinnin kannalta. Huono tai vajavainen muutosviestintä aiheuttaa epätietoisuutta, ulkopuolisuuden kokemusta, välinpitämättömyyttä, haluttomuutta ottaa vastuuta ja lopulta pahimmassa tapauksessa irtisanoutumisia. Tietotyössä ja erityisesti IT-alalla ei ole varaa menettää yhtään asiantuntijaa huonon kommunikoinnin takia. Heidän mukanaan katoaa usein hyvä tyyppi, rahat ja osaaminen.
Dialogisen muutosviestinnän tulee olla
- läpinäkyvää eli selkeästi auki sanoitettua
- totta – puhu vain siitä, minkä tiedät olevan totta – ei arvailua, tulkintaa, olettamuksia
- omakohtaista – tekee muutoksesta inhimillistä ja samaistuttavaa
Puhukaa muutoksesta yhdessä ensin moninäkökulmaisesti pitäytyen tässä hetkessä: ” Mitä kaikkea tämä muutos meille tänään tarkoittaa? ”
- avoimesti ”Mitä”
- moninäkökulmaisesti ”kaikkea”
- pysyen tässä hetkessä ”tämä muutos” ja ”tänään”
- omakohtaisesti ”meille”
Tulevaisuudesta kannattaa puhua vasta kun ollaan ymmärretty missä mennään nyt.
Omakohtaisuus on tärkeää, koska vaikuttavuus syntyy usein samaistumisen kokemuksesta. Kun HR managerina altistat itsesi yhteiselle ”meidän muutokselle” ja puhut siitä omakohtaisesti itsesi kautta minä-muodossa, on ihmisten helpompi samaistua ja huomata, että myös HR managerilla on kysymyksiä ja pohdintoja muutokseen liittyen. Se luo tilaa erilaisille kysymyksille ja epävarmuuksille, mutta myös mahdollisuuksille. HR managerina sinun on hyvä valmistautua viestintätilanteeseen reflektoimalla omia ajatuksiasi muutokseen liittyen ja valmistautua sanoittamaan niitä ääneen.
On hyvä huomioida, että viestinnän määrä on kasvuyrityksessä valtava ja kaikkien muutosten viestiminen ei ole näin perusteellisesti mahdollista tai edes tarkoituksenmukaista. On kuitenkin mahdollista toimia itse niin, että kysymyksille ja kritiikille on tilaa ja aikaa. Liian nopea asioiden käsittely jättää liikaa tilaa arvailuille, tulkinnoille ja olettamuksille – ja silloin jää liian vähän tilaa dialogille.
Miten onnistun?
Open Dialogue- valmennuksen avulla.
Katso valmennuksesta tarkemmat tiedot osoitteessa www.opendialogue.fi ja ilmoittaudu mukaan.
Yrityksille voidaan järjestää myös oma valmennus. Kysy lisää.
Jaana Mattila / Open Dialogue
info@opendialogue.fi
p. 040 172 7951
